Nutzer-Onboarding & Schulung

Indem Du ein gut durchdachtes Einarbeitungs- und Schulungsprogramm implementierst, kannst Du einen reibungslosen Arbeitsablauf, gesteigerte Produktivität, reduzierte Fehler und befähigte Nutzer auf Deiner Advocacy-Plattform erreichen.

Es ist nicht nur ein Schlüsselelement für den Start eines Mitarbeiter-Advocacy-Programms, sondern auch für den Erfolg der Plattform. Durch kontinuierliches Onboarding und Training neuer Nutzer, die Du in die Plattform einführst, z. B. Unternehmensneulinge oder neue Abteilungen, wird der Bedarf an kontinuierlicher Unterstützung reduziert und die Plattformbeteiligung gesteigert.

Nutzer-Onboarding

Um den erfolgreichen Start neuer Nutzer auf der Plattform zu gewährleisten, ist es entscheidend, ihre Begeisterung und ihre Motivation für die Plattform und ihre Vorteile aufrechtzuerhalten. In den folgenden Abschnitten findest Du einige Tipps zur Erstellung Deines individuellen Onboarding-Prozesses.

Stelle sicher, dass Du die Nutzer-Onboarding-Reise auf der Plattform in der Administration an Deine Bedürfnisse anpasst, da dies das ist, was Deine neuen Nutzer erleben werden, sobald sie sich zum ersten Mal in die Plattform einloggen.

Personalisiere die E-Mail-Einladung

Stelle sicher, dass die Einladungs-E-Mail für Deine Mitarbeiter-Advocacy-Plattform einen Eindruck hinterlässt, da dies der erste Kontaktpunkt ist.

E-Mail-Einladung von der Haiilo-Plattform: Die E-Mail-Vorlage unter den Einladungs- & Registrierungseinstellungen ermöglicht es Dir, eine Standardnachricht zu erstellen, die mit allen Einladungen gesendet wird, und einige Informationen für Nutzer hinzuzufügen, wie Haiilo verwendet wird.

  • Was ist ein Mitarbeiter Advocacy Programm? Was bringt es dem Einzelnen? Gib Deinen Nutzern einen leicht verständlichen oder sogar eigennützigen Grund, am Botschafterprogramm teilzunehmen, zum Beispiel, indem Du einen Link zu "Warum sollte ich meine Zeit in Social Media investieren?" hinzufügst.
    Beispieltext:
      
      Herzlichen Glückwunsch! Du wurdest ausgewählt, um an unserem Mitarbeiter 
    Advocacy Programm teilzunehmen. Die Initiative wird von Haiilo unterstützt,
    einer Mitarbeiterkommunikationsplattform, die es Dir ermöglicht, aktuelle und
    relevante Inhalte von (Beispielunternehmen) in einem Feed zu sehen, der auf
    Deine Interessen zugeschnitten ist. Es ermöglicht Dir, Geschichten und Nachrichten aus der gesamten Organisation
    und Branche auf organische und authentische Weise über Deine
    Social Media-Konten zu teilen und hilft Dir dabei, Dich als Meinungsführer
    der Branche zu positionieren. Wenn Du mehr über die Bedeutung eines
    Social Media-Befürworters für (Beispielunternehmen) erfahren möchtest,
    schau Dir bitte dieses kurze Video an (Beispiellink).
  • Wie funktioniert die Haiilo Advocacy Plattform? Was bringt es dem Unternehmen? Erkläre Deinen Nutzern, warum es nicht nur für sie von Vorteil ist, am Botschafterprogramm teilzunehmen und das neue Tool zu nutzen, sondern auch für das Unternehmen, zum Beispiel, indem Du einen Link zu "Warum nutzen Organisationen ihre Mitarbeiter?" hinzufügst.
    Beispieltext:
      Unsere Haiilo Plattform bietet eine Vielzahl von Themen, bei denen Du 
    entscheiden kannst, welche Kanäle Du verfolgen möchtest. Diese Feeds führen zu
    relevanten Inhalten, die Du leicht mit Deinen eigenen Netzwerken teilen kannst.
    Also melde Dich jetzt an und leg los! Sobald Du angemeldet bist, besuche unbedingt unseren Ressourcenbereich, um alle hilfreichen Informationen und Links zu unserer Haiilo Plattform zu finden und
    loszulegen. Wenn Du Fragen hast, wende Dich bitte an unser Admin-Team unter
    exampleteam@examplecompany.com. Vielen Dank im Voraus für Deine Unterstützung und Beiträge, um unser
    Advocacy Programm zum Erfolg zu führen!

Wenn Du Single-Sign-On verwendest, stelle sicher, dass Du eine separate E-Mail-Einladung erstellst, da Du keine neuen Nutzer direkt von der Plattform aus einladen kannst. Mache es so persönlich wie möglich und stelle sicher, dass Du Anweisungen zur Nutzung der Plattform, die Vorteile der Nutzung und den Kontext dessen, was Dein Mitarbeiter Advocacy Programm erreichen soll, einschließt.

Neue Nutzer persönlich willkommen heißen

Sobald sie die Einladung annehmen, sende ihnen proaktiv eine Willkommens-E-Mail und bedanke Dich persönlich dafür, dass sie der Plattform beigetreten sind. Wir empfehlen, alle notwendigen Informationen für einen erfolgreichen Start mit der Plattform einzuschließen. Je nachdem, wie Du das Plattformtraining durchführst, kannst Du sie entweder zu einer Live-Schulung einladen oder auf das Video-Tutorial verlinken. Wenn kontinuierlich neue Nutzer der Plattform beitreten, stelle sicher, dass Du einen weitgehend automatisierten Begrüßungsprozess einrichtest.

Gehe als Company Admin zum Nutzer-Menü und lade eine Liste der Nutzer herunter, die nach dem Beitrittsdatum gefiltert sind. Sende diesen neuen Nutzern eine personalisierte Willkommens-E-Mail anhand einer Vorlage, entweder indem Du die Massenmail-Funktion im Nutzer-Menü, die E-Mail-Newsletter-Funktion oder einfach Dein eigenes E-Mail-Programm verwendest.

  • Hallo (Mitarbeitername),

    Vielen Dank, dass Du an unserem Advocacy-Programm teilnimmst. Social Media ist eine großartige Möglichkeit, Deine persönliche Marke zu stärken, indem Du unsere Unternehmensnachrichten teilst.

    Um Dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir alle hilfreichen Informationen über unsere Haiilo-Plattform im Ressourcenbereich zusammengestellt. (Optional: Bitte schau Dir auch das angehängte PDF für einen Überblick über Deine Rolle in unserem Advocacy-Programm an).

    Wenn Du Zeit hast, nimm am Training von Haiilo am (Datum) teil, das Dir einen Überblick darüber gibt, wie Du Deine Social-Media-Profile verknüpfen und das Tool verwenden kannst. Um teilzunehmen, ...(alle Infos zum Erhalt der Kalendereinladung, zur Teilnahme usw.)

    Wenn Du es nicht zum Live-Training schaffst, werden wir Dir eine Aufzeichnung des Trainings zur Verfügung stellen. (Wenn Du bereits ein Training aufgezeichnet hast:) / Bitte schaue Dir diese aufgezeichnete Trainingssitzung an (Link einfügen). Es umfasst alle Grundlagen und enthält Informationen zu:

    • Einrichten Deines Profils
    • Anpassen Deines Newsfeeds (Abonnieren von Kanälen)
    • Inhalte mit Deinen individuellen Netzwerken teilen
    • Inhalte für die Haiilo-Plattform vorschlagen
    • Anzeigen Deines persönlichen Dashboards/Analytics

    Zu guter Letzt denke daran:

    1. Regelmäßig die Plattform zu überprüfen. Du kannst Dich bei Haiilo (Link zu Deiner Plattform) mit Single-Sign-On unter Verwendung Deiner (Beispielunternehmen) Anmeldedaten anmelden.
    2. Deinen Posteingang auf Benachrichtigungen von Haiilo bezüglich neuer Inhalte zu überprüfen. Jede Woche wird (Beispielunternehmen) Dir Inhalte zur Verfügung stellen, die Du teilen kannst.
    3. Deinen Fortschritt in Haiilos Bestenliste zu verfolgen. Markenbotschafter, die jedes Quartal die meisten Inhalte in den sozialen Medien teilen, erhalten Anerkennungsmomente-Belohnungen.

    Vielen Dank, dass Du Dir jede Woche ein paar Minuten Zeit nimmst, um Deine Erfahrungen bei (Beispielunternehmen) und die Inhalte von (Beispielunternehmen) zu teilen. Bei Fragen wende Dich bitte an unser (Beispiel-)Team unter (exampleteam@examplecompany.com)

Personalisiere das Onboarding-Erlebnis auf der Plattform

Füge auf Deiner Advocacy-Plattform so viele sichtbare Berührungspunkte wie möglich hinzu, um sicherzustellen, dass neue Nutzer einfachen Zugang zu allen Informationen haben, die sie benötigen, um loszulegen.

  • Ressourcen: Verwende den Ressourcen-Tab, um Seiten und/oder Dateien hinzuzufügen. Füge wichtige Einarbeitungsschritte hinzu und Links zu Video-Tutorials, wie man die Plattform verwendet, oder Links zu Einarbeitungsmaterial basierend auf Deinem Intranet. Statt ein langes Schulungsvideo hochzuladen, erwäge kürzere Sitzungen zu verschiedenen Themen anzubieten, wie z.B. "Anpassen Deines Newsfeeds", "Teilen und Posten", "Plattformentwicklung und Channel-Manager", "Navigation, Einstellungen und Benachrichtigungen"
  • Verknüpfungen: Du kannst auch eine Verknüpfung auf der Startseite hinzufügen, die z.B. zu Deiner internen Wissensdatenbank für Deine Haiilo-Plattform, einem Hilfskanal in Slack oder zum offiziellen Haiilo Support Center führt.
  • Haiilo-Kanal: Das Erstellen eines dedizierten Haiilo-Kanals, um über neue Funktionen oder Neuigkeiten bezüglich der Plattform zu informieren, könnte eine weitere Option sein, um einen weiteren sichtbaren Berührungspunkt auf Deiner Plattform zu haben.
  • Vorgestellte Beiträge: Das Hinzufügen eines vorgestellten Beitrags ist eine weitere großartige Möglichkeit, einen weiteren prominenten Berührungspunkt für neue Mitglieder auf der Plattform zu integrieren.

Nutzer-Schulung

Abhängig von der Rolle, die Deine neuen Nutzer haben werden, stelle sicher, dass Deine Schulungssitzung oder Dein Material alle relevanten Informationen darüber enthält, wie man die Plattform verwendet.

  • Kurze Erinnerung: Persönliche Mitarbeiter-Vorteile bei der Nutzung der Plattform sowie Gründe, warum Mitarbeiter-Advocacy für Deine Organisation wichtig ist
  • Wie man navigiert (wo man was auf der Plattform findet - siehe Abschnitt zu Berührungspunkten)
  • Wie man das Profil einrichtet (Spracheinstellungen, Verknüpfung von Social-Media-Konten, Benachrichtigungseinstellungen etc.)
  • Wie man den Feed anpasst
  • Wie man mit Inhalten interagiert, teilt (und vorschlägt)
  • Wie man das persönliche Dashboard verwendet
  • Leitfaden für Social-Media-Stil

Nur für Inhalts-Ersteller/Admins:

  • Inhaltsstrategie
  • Erwartete Häufigkeit der Inhaltsbereitstellung
  • Erwarteter wöchentlicher Arbeitsaufwand

Du suchst nach einer Beispiel-Präsentation, um Deine Schulung zu erstellen? Lade unsere Vorlage für Nutzer oder für Admins am Ende dieses Artikels herunter und nutze sie als Inspiration für die Erstellung Deiner eigenen. Wenn Du Hilfe bei der Durchführung dieser Nutzerschulungen benötigst, kontaktiere Deinen Haiilo-Account-Manager, und wir stellen sicher, dass ein Haiilo-Experte Deine Nutzer schult.

Weitere Tipps & Tricks

Wir haben noch ein paar weitere Tipps für Dich:

  • Follow-up: Nach der Einbindung und Schulung solltet ihr überprüfen, ob die Nutzer, die kürzlich dem Programm beigetreten sind, ihre Registrierung abgeschlossen und mit dem Teilen begonnen haben - es ist wichtig, sie dazu zu bringen, die Plattform sofort nach ihrem Beitritt zu nutzen. Wie bereits erwähnt, könnt ihr das Nutzer-Menü verwenden, um nach Inaktivität zu filtern und diejenigen zu kontaktieren, die ihre Social-Media-Profile noch nicht verbunden oder noch nichts geteilt haben, und ihnen Hilfe anzubieten.

  • Denk dran: Je mehr sichtbare Berührungspunkte Du hast, desto besser. Verwende andere Tools und Plattformen, um auf Deine Advocacy-Plattform zu verlinken, z.B. Dein Intranet, Slack etc.
  • Biete Schulungen in verschiedenen Formaten an, um unterschiedliche Lernstile zu berücksichtigen und sie an die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Nutzergruppen anzupassen. Die Einladung eines erfahrenen Advocates, der seine Best Practices in einer Schulungssitzung teilt, kann die Teilnehmer zusätzlich motivieren.
  • Stelle sicher, dass neue Nutzer bereits für grundlegende und Standard-Kanäle abonniert sind, damit es etwas zu erkunden gibt, wenn sie zum ersten Mal auf die Plattform kommen.
  • Aktualisiere Schulungsmaterialien regelmäßig, um Änderungen und Updates widerzuspiegeln.
  • Richte einen Feedback-Mechanismus ein, damit Nutzer Rückmeldungen zu ihrem Onboarding- und Schulungserlebnis geben können.
  • Integriere Gamifizierungselemente, um Schulungen und die Teilnahme an der Plattform ansprechend zu gestalten. Füge z.B. einen Teaser zu Deiner Einladung und/oder Willkommens-E-Mail hinzu, der Belohnungen speziell für neue Teilnehmer hervorhebt, um sie in Gang zu bringen. Ein Quiz während der Schulungssitzung macht sie interaktiver.
  • Ermutige Peer-to-Peer-Lernen und den Austausch von Wissen, z.B. durch die Einführung von "Haiilo-Buddies", die ihre Hilfe und Best Practices neuen Teilnehmern anbieten.
  • Biete fortlaufende Unterstützungsressourcen/Support an.
  • Sichere Dir die Unterstützung des Managements für Schulungsinitiativen.

Schau Dir unseren Blog Artikel an, um mehr darüber zu erfahren, warum es wichtig ist, das Onboarding von Mitarbeitern richtig zu machen.

Du möchtest Best Practices austauschen?

Werde Teil unserer exklusiven Kunden-Community, um mit Gleichgesinnten zu netzwerken und Best Practices mit anderen Experten aus unserem großen Kundenstamm auszutauschen.

Trete der Kunden-Community bei oder Zur Kunden-Community gehen

War dieser Beitrag hilfreich?