Mit Microsoft Power Automate kannst du den Import von Inhalten aus deinem SharePoint in Haiilo automatisieren um sicherzustellen, dass alle wichtigen Inhalte, die du in deinem SharePoint erstellst, automatisch auch in Haiilo importiert werden.

Microsoft Power Automate ist ein kostenpflichtiges Feature von Microsoft und Teil einiger Microsoft-Pakete. Erkundige dich bei deinem Microsoft-Administrator im Unternehmen, ob Power Automate in deinem Microsoft-Paket enthalten ist, um sicherzustellen, dass du einen Datenfluss von SharePoint zu Haiilo erstellen kannst.

Du findest das Haiilo-Konnektorprofil mit Informationen zu den Flows die du zu Haiilo erstellen kannst hier.

1. Erstelle einen Flow

Nachdem du dich bei Microsoft Power Automate angemeldet hast, wähle Erstellen aus dem Menü auf der linken Seite, um einen neuen Flow zu erstellen. Es gibt drei Möglichkeiten einen Flow zu Haiilo zu erstellen:

1. Automatisierter Flow - Jedes Mal, wenn ein bestimmtes Event eintritt, wird ein Beitrag in Haiilo erstellt. Ein Event kann z.B. sein, wenn ein neuer Eintrag in einer Liste einer ausgewählten Seite in deinem SharePoint erstellt wird. Jedes Mal, wenn ein Inhalt in deinem SharePoint erstellt wird, wird dieser auch in Haiilo erstellt.

2. Instant Flow - Es wird ein Beitrag basierend auf einem Inhalt in deinem SharePoint erstellt. Dies kann verwendet werden, wenn du nur einen Beitrag in Haiilo manuell teilen möchtest und den Prozess nicht automatisieren willst.

3. Geplanter Flow - Neue Inhalte werden zu einer bestimmten Zeit abgerufen.

Sobald du deinen bevorzugten Flow-Typ ausgewählt hast, kannst du deinen Flow benennen und den Auslöser für den Flow wählen. Der Auslöser gibt an, welches Ereignis den Prozess der automatischen Inhaltserstellung in Haiilo in Gang setzt. Wenn du "Wenn ein Artikel erstellt wird" auswählst, bedeutet das, dass jedes Mal, wenn ein neuer Artikel zu deinem SharePoint hinzugefügt wird, auch ein neuer Beitrag in Haiilo erstellt wird.

Klicke auf Erstellen, um deinen Flow zu erstellen.

2. Gib die SharePoint Seite und das Ereignis ein

Sobald du deinen Flow erfolgreich benannt und den Auslöser ausgewählt hast, wirst du aufgefordert, die Adresse deiner SharePoint-Seite und den richtigen Listennamen einzugeben. Der Listenname bezieht sich auf die Seite in deinem SharePoint, von der Inhalte in Haiilo importiert werden sollen. Wenn du Inhalte aus mehreren Listen importieren möchtest, kannst du mehrere Abläufe erstellen.

Sobald du deine SharePoint-Details eingegeben hast, wirst du aufgefordert, die Aktion auszuwählen, die das ausgewähltes Ereignis ausführen soll. Haiilo bietet zwei Aktionen in Power Automate an: Beitrag erstellen oder Kanalliste abrufen. Wenn du einen neuen Beitrag in Haiilo von deinem Sharepoint aus erstellen möchtest, wähle als Aktion "Beitrag erstellen". Wenn du nicht das richtige Paket hast, um einen Premium-Flow in Power Automate zu erstellen, erscheint ein Pop-up-Fenster, das dir mitteilt, dass du ohne Lizenz keinen Flow in Haiilo erstellen kannst.

3. Verbinde dich mit Haiilo

Damit der Flow erfolgreich erstellt werden kann, brauchst du ein aktives Haiilo-Konto mit einer Company Admin-Rolle. Um deinen Flow zu erstellen, musst du dich anmelden, um zu bestätigen, dass du ein Haiilo-Konto hast. Klicke auf die Schaltfläche "Anmelden" und verifiziere dein Konto.

4. Felder zuordnen

Im letzten Schritt musst du die richtigen Felder ausfüllen, damit dein neuer Beitrag in Haiilo korrekt erstellt wird. Du musst den Kanal oder die Kanäle auswählen, auf dem oder denen du den Inhalt in Haiilo veröffentlichen möchtest. Im Dropdown-Menü findest du alle Kanäle, die in deiner Plattform aufgeführt sind. Du kannst mehrere Kanäle auswählen, wodurch der Inhalt in allen ausgewählten Kanälen veröffentlicht wird.

Du kannst auch andere Felder abbilden, um festzulegen, wie dein Beitrag in Haiilo angezeigt wird. Wenn du auf eines der Felder klickst, erscheint ein Fenster mit dynamischen Inhalten, in dem du ganz einfach den richtigen dynamischen Inhalt für dieses Feld auswählen kannst. Normalerweise würdest du Folgendes zuordnen wollen:

• Post Body: Der Post Body definiert, welcher Text im Artikeltext des Beitrags in Haiilo angezeigt werden soll. Wähle hier Beschreibung aus dem Fenster Dynamischer Inhalt. Dadurch wird die Beschreibung aus deinem Inhalt in SharePoint in das Body-Feld in Haiilo kopiert.

• ImageURL: Hier wird definiert, welches Bild in dem Beitrag in Haiilo angezeigt werden soll. Wähle hier Bild aus dem Fenster Dynamischer Inhalt. Dadurch wird das Bild aus deinem Inhalt in SharePoint in das Bildfeld in Haiilo kopiert.

• Beitragsstatus: Erscheint der Beitrag im "Veröffentlicht" oder "Vorgeschlagen"-Feed in Haiilo?

  • Wenn du Ja wählst, wird er automatisch in den Vorgeschlagenen Feed aufgenommen. Ein Admin muss den Inhalt dann genehmigen, damit der Inhalt im Published Feed in Haiilo erscheint.

  • Wenn du Nein wählst, wird der Inhalt automatisch im Haiilo-Feed veröffentlicht, ohne dass ein Admin zustimmen muss.

• Post shareable status: Definiere, ob der Post für für das externe Teilen oder das interne Lesen in Haiilo bestimmt ist.

  • Wenn du Ja wählst, wird er für das externe Teilen freigegeben und die Benutzer können es extern in Social Media teilen.

  • Wenn du "Nein" auswählst, wird er nur für internes Lesen in Haiilo freigegeben.

• Titel: Welcher Titel wird im Titelfeld des Beitrags in Haiilo angezeigt? Wähle hier Titel aus dem Fenster Dynamischer Inhalt. Dadurch wird der Titel aus deinem Inhalt in SharePoint in das Titelfeld in Haiilo kopiert.

• Beitrags-URL: Welche URL wird als Link in den Beitrag in Haiilo eingebettet? Wenn die Nutzer im Beitrag in Haiilo auf "Original anzeigen" klicken, werden sie zum ursprünglichen SharePoint-Inhalt weitergeleitet. Hier wählst du im Fenster "Dynamischer Inhalt" die Option "Link zum Artikel". Dadurch wird das Bild aus deinem Inhalt in SharePoint in das Bildfeld in Haiilo kopiert.

Wenn du mit dem Mapping fertig bist, klicke auf den Button "Speichern" unten auf der Seite, um deinen Flow zu speichern.

5. Teste deinen Flow

Jetzt, wo dein Flow erfolgreich erstellt wurde, kannst du ihn testen, indem du auf den "Test"-Button in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klickst.

Du wirst zwei verschiedene Optionen sehen, um deinen Flow zu testen: 

• "Ich führe die Trigger-Aktion durch" bedeutet, dass du die Integration testest, indem du manuell ein neues Element in deinem SharePoint erstellst. Nachdem der Artikel erfolgreich erstellt wurde, wird der Artikel auch in Haiilo erstellt.
• "Daten aus früheren Flows verwenden" ist verfügbar, wenn du die Verbindung bereits getestet hast, und du kannst die zuvor erstellte Elemente verwenden, um deinen Flow zu testen.

Sobald der Flow erfolgreich gelaufen ist, kannst du den Kanal und den Feed in Haiilo überprüfen, in dem du den zu erstellenden Beitrag ausgewählt hast, um zu sehen, ob der Beitrag erfolgreich erstellt worden ist.

Der Ersteller des Flows wird als die Person aufgeführt, die den Beitrag erstellt hat, unabhängig davon, wer das SharePoint-Element erstellt hat. Wenn mehrere Personen einen ähnlichen Fluss erstellt haben, wird der neue Beitrag für alle von ihnen abgerufen.

Jetzt ist dein Flow eingerichtet und bereit! Sobald der Flow aktiv ist, werden alle neuen Elemente, die in der ausgewählten SharePoint-Liste erstellt werden, automatisch auch in Haiilo erstellt. Wenn du Änderungen vornehmen musst, kannst du jederzeit zu "Meine Abläufe" gehen und deinen Ablauf bearbeiten.